נובמבר 24, 2019 ליאור שנבל, שותף בכיר

חברות A/E: מה חשוב יותר לנהל - רווחיות המשרד או רווחיות הפרויקטים?

הדרך לשיפור רווחיות המשרד מתחילה בניהול הרווחיות של הפרויקטים. אלוהים נמצא בפרטים הקטנים, ואם אין לך את התמונה המלאה של כל פרויקט, אי אפשר להיות יעילים במאה אחוז. חברות A/E  צריכות (1) לנהל את רווחיות הפרויקטים (2) לוודא שעלות השעה נכונה (כולל שולי הרווח) (3) לעקוב אחר יעילות הפרויקטים על בסיס זמן אמת (4) להכיר בהזמנות השינוי וכו’.

חברות A/E שאינן עושות את כל האמור לעיל לא יגיעו לפוטנציאל הרווח שלהן. אי אפשר להיות יעיל אם אתה לא מנהל את הפרטים הקטנים שעושים את התמונה הגדולה, אבל האם זה מספיק?

“אם כל הפרויקטים שלי רווחיים, אז המשרד רווחי” ובכן, זה לא תמיד נכון …

לדוגמה, למשרד היו כמה פרויקטים גדולים שהחלו בשנת 2017, והשלבים הראשוניים הראו רווח של 30% בשנת 2017. בשנת 2018, המשרד עבד על השלבים הבאים בפרויקטים אלה. נניח שבשלבים האלה המשרד מאבד 15%. אם נבדוק את הרווחיות של הפרויקטים, נראה שהפרויקט עדיין רווחי. אך הבעיה היא שהמשרד מפסיד כסף בשנת 2018

דוגמא נוספת: אם שיעור העלות לשעה מחושב לפי 1,800 שעות הניתן לחיוב בשנה (לאדם) וכל הפרויקטים המשולבים הציגו רווח בשנה הנוכחית (למשל, רווח ממוצע של 10%) אך שעות החיוב הממוצעות בפועל היו 1,400 במקום 1,800, פירוש הדבר שהחברה תפסיד כסף. כדי להסביר את אותה נקודה מזווית אחרת: נניח שהעלות לשעה היא 100 $ ויש לנו אדם אחד שעובד על פרויקט אחד. אדם זה בילה 1,400 שעות על הפרויקט. לכן עלות הפרויקט היא 140,000 $. הכנסות המשרד הן 154,000 $ (רווח של 10%), כך שהפרויקט מציג רווח של 14,000 $. הבעיה היא שיש 400 שעות נוספות שלא ניתן לחיוב והעלות שלה היא עוד 40,000 $ (400 שעות ב 100 $ לשעה). אז בסך הכל יש הפסד של 26,000 $.

עמידה ביעד הכנסות המשרד (אם כי לא תעלה על תקציב ההוצאות) תבטיח כי המשרד רווחי.

אם ההוצאות החודשיות של המשרד הם 800,000 $ ומטרת ההכנסות של המשרד היא 1,000,000 $. ברגע שהמשרד יעמוד ביעדי ההכנסות, החיוב והחוזים החדשים מדי חודש, הוא יבטיח כי למשרד תהיה סוף שנה. רווח של 20% (הכנסות של 12,000,000 $ לעומת הוצאות של 9,600,000 $). זה ברור.

אין שום התנגשות בין רווחיות המשרד לרווחיות הפרויקטים. עם זאת, לפעמים עלינו לבחור, וההצעה שלי במקרים אלה – לבחור ברווחיות המשרד.

לדוגמה, אם השימוש שלך מצטמצם, ועל פי התחזיות שלך בחודשים הקרובים אינך עומד ביעדי החיוב שלך, יהיה זה הגיוני (מבחינה כלכלית) לקחת פרויקט לטווח קצר כדי “לסגור את הפער” (בהנחה שאתה רוצה לשמור על הצוות הקיים). מבחינה כלכלית זו תהיה הבחירה הנכונה גם אם ההכנסות שלך לשעה מאותו פרויקט יהיו נמוכות מעלות לשעה! בעיקרון, אתה פשוט משתמש ב”שעות הפנאי” ומגדיל את הכנסות מבלי להגדיל את ההוצאות. זו רק דוגמא אחת ל”פרויקט מפסיד” שמגדיל את הרווח של החברות.

מנהל המשרד צריך לקבל החלטות דומות כמעט מדי יום. תהליך קבלת ההחלטות במשרד חייב להסתכל על התמונה הגדולה בכל רגע נתון ולא רק על הפרויקט הספציפי.

הנקודה שלי היא לא להפסיק לנהל את הרווחיות של הפרויקטים. להפך – זה סופר חשוב, אבל זה לא מספיק! כשמדובר בניהול המשרד, עליך להתמקד בעמידה ביעדים הכספיים של המשרד ומדדי ביצוע מרכזיים תוך ניהול זה בזמן אמת. זו הדרך היחידה לוודא שהמשרד יעמוד ביעד הרווח שלה.