ינואר 13, 2019 נופר אדן, מנהלת לקוחות

למה חשוב לקיים משובים לעו"ד ולשותפי שכר לקראת סוף שנת העבודה ואיך זה מגדיל את רווחיות המשרד בטווח הקצר ובטווח הארוך?

סוף שנת העסקים הגיעה, נובמבר ודצמבר הם החודשים שהשותפים במשרד, מעבר לניהול השוטף, משקיעים את מרצם במאמצי גבייה על מנת להגדיל את מחזור ההכנסות. מנגד, נמצאים הלקוחות שישאפו להקטין את חבות המס השנתית שלהם וחלקם הגדול יירתם לשלם פערי חובות שלא שולמו עד כה.

במקביל, ההון האנושי של הפירמה מחכה לשמוע מהי רמת שביעות הרצון מתפקודו  ומהו הבונוס שהוא צפוי לקבל.. האם יתקדם להיות שותף שכר או שותף אקוויטי? והאם קיים שיפור בביצועיו .

עם השנים, יותר ויותר משרדים מקיימים פגישת משוב עם עו”ד. לעריכת משובים לעו”ד וכן לשותפי השכר בסוף/ תחילת השנה יש חשיבות רבה מאוד, שמייצרת ערך רב לשותפות.

ראשית, קיימת תחרות עזה על כוח האדם בשוק, עו”ד טובים בתחומים נחשקים, מקבלים הצעות ממשרדים אחרים על בסיס חודשי, בוודאי כאלו שנמצאים בוותק של 3-5 שנים. לפיכך חשוב לדאוג ולשמר במשרד עו”ד שמוגדרים כ”כוכבים”, לדאוג לשקף להם את ההערכה אליהם, נושא שלא תמיד משוקף להם בעבודה היומיומית. אחת לשנה,  שומה עלינו  לעצור לרגע את העבודה השוטפת ולערוך שיחה עם העובד, הן במצב שמדובר בעו”ד טוב (מה שלעיתים יכול להתפרש כ”בזבוז זמן”/ מיותר דווקא בגלל שהעו”ד טוב) ולשקף לו את ההערכה שיש לנו אליו, ועל אחת כמה וכמה כאשר יש לנו ביקורת על העובד.

תחלופה של עו”ד עולה למשרד עלות של כ- 3 חודשי משכורת. מדובר בעלות גיוס, לעיתים גם עלות השמה, משך הזמן שהעו”ד “נכנס לעניינים” ועד שמתחיל לתת תפוקה לארגון, הכרות עם הלקוחות והשקעה של זמן שהשותפים שעובדים עימו ומשקיעים בו.

כמו כן, ייתכן וקיים נושא שהעו”ד ישמח להעלות בשיחה מסוג זה ולא היה מעלה זאת בעצמו במהלך העבודה השוטפת. עו”ד מרוצה פנוי מחשבתית לעבוד בצורה יותר טובה ויעילה.

כיצד מומלץ לנהל את תהליך המשובים?

כמובן שגודל המשרד וכמות המחלקות בו משפיעה על התהליך. אתייחס למצב שבו יש מס’ שותפים במחלקה ועל כן נדרש תהליך של מס’ שלבים בהערכת עו”ד.

תחילה יש להעביר לכל השותפים במחלקה מסמך משוב אשר מכיל מס’ פרמטרים, כגון: מקצועיות, עצמאות, אפקטיביות, יוזמה, יכולת עבודה בצוות ויחסים בינאישיים, משוב מלקוחות, התקדמות בהשוואה לשנה שעברה וכד’. השותפים ימלאו את המסמך על כל עו”ד עימם הם עובדים. לאחר מכן, תתנהל ישיבת מחלקה של כל השותפים במחלקה (אקוויטי ושכר) בו ינתחו את כל עו”ד במחלקה וכן יתבצע דירוג מחלקתי. בישיבה הנ”ל, יוצגו נתוני העובד ובהם: שעות עבודה, משוב של השנה שעברה במידה והתקיים, תיקים גדולים שעבד עליהם, לקוחות שהביא למשרד וכד’. חשוב לקבוע רף מתאים לעו”ד בוותקים זהים. מה שאנחנו מצפים מעו”ד בוותק של חמש שנים לא נצפה מעו”ד בוותק של שנתיים והמשוב צריך להיות מותאם לכך.

לאחר מכן, יקבעו משובים לעו”ד. יש לקבוע משובים אלו מראש, על מנת שהעו”ד יוכל להיערך לכך, לחשוב על הישגים שהיו לו השנה, על נושאים שהוא חלש בהם וירצה להיחשף אליהם יותר בשנה הבאה, לקוחות שהעבודה מולם עלתה שלב השנה וכד’. חשוב גם לרדת לרזולוציה מקצועית ולעבור עם עו”ד על המשימות המקצועיות שנצפה ממנו לדעת בשלב זה (יש יתרון למעבר על צ’ק ליסט כדי שהעו”ד יוכל להיות ממוקד, בטח בוותקים הנמוכים יותר). נניח, נצפה מעו”ד במחלקת A&M לדעת לנהל צוות Due Diligence ולהוציא מסמך סופי ברמה גבוהה באופן עצמאי כבר לאחר שנתיים.

במשוב יישבו העו”ד, השותף האורגני שלו/ השותף עימו עובד הכי הרבה, מנהל המחלקה ובמקרים מסויימים ישנה חשיבות רבה לכך שגם השותף המנהל ישתתף במשוב. ישנם משרדים בהם טרם המשובים מתקיימת הרצאה של יועצת ארגונית חיצונית שמסבירה איך להעביר משוב על מנת שהעובדים יקבלו אותו בצורה הטובה ביותר וישאפו להשתפר. גם אם לא נקיים הרצאה בנושא, חשוב לעשות יישור קו ותיאום ציפיות בין השותפים לאופן ניהול המשוב.

לרוב במשוב ייצינו בפני העו”ד את הבונוס השנתי אליו יהיה זכאי. כמו כן, אם מדובר בעו”ד שהוא כבר בוותק של מעל 5 שנים, ישנה משמעות להתייחס לאופק שותפות. חשוב להבין, הציפיה משותף במשרד עו”ד היא להביא לקוחות למשרד ובעצם להגדיל את ה”עוגה” והמסר הנ”ל צריך לחלחל לעו”ד כבר בוותק הזה. ההבדל בין שותף לעו”ד היא לא רק ביכולת ניהול תיק בצורה עצמאית אלא בעיקר ביכולת הבאת לקוחות. מחד, הרבה שותפים יעדיפו לא להתמודד עם הסוגיה הזאת בשלב הזה אבל לטעמי יש לה חשיבות רבה. אגע במס’ אפשרויות קיימות:

  • אם העו”ד טוב, יש להסביר לעו”ד שהוא באופק שותפות. כמובן שלא ניתן להבטיח דבר כזה כשההחלטה תתבצע לפחות בעוד שנתיים אלא אם כן באמת ניתן להתחייב על כך.
  • אם העו”ד במצב בו יוכל להתקדם להיות שותף בשנים הקרובות, גם חשוב לדבר על כך, כיוון שבנקודה הזאת יהיה לעו”ד אפשרות לשפר את ביצועיו ואת מה שיוכל למנוע ממנו להיות שותף במשרד. הנ”ל יתאמץ להביא לקוחות למשרד, ישאף להתמודד בצורה עצמאית יותר מול הלקוחות ויעמיק את הקשר עימם, יפתח יכולות משא ומתן וכד’.
  • אם העו”ד חושב שהוא מתאים להיות שותף במשרד והמשרד אינו רואה זאת עין בעין איתו, גם כאן יש חשיבות להסביר זאת כבר בשלב הזה. עו”ד ממורמר, שבטוח שמגיע לו להיות שותף אבל אינו מתאים לכך, עובד פחות, יכול לגרום לעו”ד שמסביבו לעבוד פחות, לא יקבל ביקורת מהממונים עליו ובסופו של דבר יצור סביבה לא פוריה. מניסיוני, בכל משרד קיימים מס’ עו”ד וותיקים שהמשרד לא מעוניין לקדם אותם להיות שותפים אולם יעדיף שלא להיפרד מהם ובסופו של יום אלו לא תורמים לרווחיות של המשרד (ואף גורעים ממנו).

פרט למשובים של עו”ד, חשוב לקיים משובים עם שותפי השכר במשרד. גם כאן, חשוב לנהל ישיבות מקדימות עם שותפי האקוויטי במחלקה על המשובים ולרכז נקודות עיקריות.

המשוב עצמו יותאם למנהלים ויתבסס על תכונות כמו: הבאת לקוחות, ניהול לקוח בצורה עצמאית, יכולות ניהול מו”מ, יכולת קבלת החלטות וכד’. במידה וקיים מודל תגמול לשותפי שכר בגינו מחושב הבונוס, המשוב יתבסס עליו ונציין את ההתקדמות של השותף אל מול המשוב שהיה בשנה שעברה.

לסיכום, משרד עו”ד מוכר שעות עו”ד!! ההון האנושי במשרד הוא המרכיב העיקרי בו, חשוב לנו לשמר את כוח האדם האיכותי, לשפר את כוח האדם הבינוני ולעיתים גם להיפרד מכוח האדם שנמצא ברף התחתון של המשרד. ברגע שנשקף לעו”ד כיצד אנחנו מעריכים אותם, הם יוכלו להשתפר בנקודות החלשות ולהגיע לתוצאות טובות יותר. בטווח הקצר נוכל לשמור על עו”ד הטובים שלנו איתנו, מרוצים ולמנוע חילופים מיותרים. בטווח הארוך, עו”ד שחושבים על שותפות במשרד יתאמצו להביא לקוחות למשרד ובכך נוכל להגדיל את הכנסות המשרד ואת צמיחתו.