חברות אדריכלות והנדסה מובילות ומתכננות פרויקטים בהיקף של מאות מיליוני דולרים. השירותים המקצועיים שלהן משפיעים על האיכות וההצלחה של כל אחד מאותם פרויקטים.

נהוג לחשוב שחברות תכנון מרוויחות הרבה כסף, אבל זה אינו תמיד המקרה. קיימות חברות אדריכלות והנדסה  שיש להן שולי רווח סבירים, אבל מדוע יותר מדי חברות אדריכלות והנדסה אינן רווחיות כמו שהיו צריכות להיות, וכמה מהן אפילו נאבקות על קיומן ?

לאחר עבודה עם 260 חברות  A/E ברחבי העולם ב-20 השנים האחרונות, אני יכול לומר כי ישנן סיבות רבות לכך. אחת הסיבות העיקריות היא כי שוק ה-A/E (אדריכלות-הנדסה) הוא שוק תחרותי מאוד ישנן הרבה חברות A/E ובמקרים רבים קשה ללקוח לזהות ולהבין את ההבדל באיכות החברות הללו.  מאחר שהלקוח אינו יכול להבחין בהבדל, הבחירה שלו מבוססת על המחיר ובמקרה זה, קשה להיות רווחי. לכן, עליכם לבדל את החברה שלכם לעומת החברות האחרות הבידול יכול להתבסס על היבטים שונים: עיצוב, שירות, קבלת אישורים והיתרים, לוח זמנים מואץ, פיקוח על עלות הבנייה, או שווי מכירה גבוה יותר עבור הלקוח. עליכם  לחשוב למה הלקוח יסכים לשלם יותר עבור שכירת השירותים שלכם ולא עבור אלה של המתחרים.

כמובן, העניין אינו רק שיווקי. קודם כל, עליכם  להיות מקצועיים ולספק עבודת עיצוב מבריקה. אך הנקודה שלי היא שזה אינו מספיק.

ישנן עוד סיבות מדוע חברות A/E אינן רווחיות מספיק, אבל הסיבה העיקרית בה אני רוצה להתמקד היא הניהול הפיננסי.

ניהול פיננסי בענף המאופיין בחוסר וודאות. 

כל חברה עובדת על עשרות, לפעמים מאות פרויקטים. לכל פרויקט יש את המורכבות ולוח הזמנים שלו. אי הוודאות היא זו שהופכת כל דבר למסובך. המורכבות של כל פרויקט תלויה במשתנים רבים ושונים. בהרבה מקרים, ניתן לזהות את המורכבות רק כאשר אתה נמצא כבר בעיצומו של הפרויקט.  המורכבות יכולה להתבטא בהיבט המקצועי- בתהליך קבלת ההחלטות של הלקוח, בשילובם של יועצים אחרים, וכו'. עלול להיווצר "ניגוד עניינים" עסקי בין הלקוח לבין חברת הA/E-. עלויות ה-  A/E מוצגות בשעות עבודה. על מנת להגן על החברה מפני הפסד, ה- A/E תרצה לחייב על בסיס שעות. לעומת זאת, הלקוח צריך תקציב כולל לעיצוב. לכן, הלקוח ירצה לקבל מחיר קבוע (או מחיר לשעה עם גבול עליון).  בדרך כלל, הלקוח מנצח …

לכן, חברת ה- A/E צריכה להעריך כמה שעות / צוות נדרשות כדי להשלים את הפרויקט. בעקבות אי- הוודאות, הדבר אינו קל לביצוע. בכל אופן, חשוב מאוד לבחון את האומדן הראשוני שלכם ולבדוק עד כמה הוא מדויק. מניסיוני, יש הבדל משמעותי בין אומדן ה -A/E לבין השעות בפועל שהושקעו בפרויקט. בדקו בעצמכם – מהו אחוז הפרויקטים הרווחיים בעסק שלכם ?

גם אם אתם יכולים להעריך את המספר המדויק של שעות / צוות על פרויקט מסוים, אין זה אומר שאתם הולכים להרוויח. ישנם הרבה משתנים המשפיעים על העלות לפי שעה. נניח, למשל, כי כאשר התחלתם פרויקט מסוים, בחברה שלכם היו 50 עובדים מקצועיים. כעת ובגלל כל מיני נסיבות,  צמצמתם את הצוות ל-40 עובדים. ההשלכות של הצמצום הזה על התקורה מתבטאות בעלייה של 25% בהוצאות אלה. האם לקחתם את זה בחשבון ?

אם כן, איך אנחנו יכולים לנהל עשרות או מאות פרויקטים עם כל אי הודאות הזאת ?

ובכן, זה לא קל, אבל יש כמה דברים שאתם יכולים  לעשות. המפתח הוא להבין כי אתם מנהלים עסק המשתנה כל יום ואתם צריכים שיהיה לכם תהליך של קבלת החלטות בזמן אמת מבוסס על נתונים בזמן אמת.

• תמחור – תיעזרו בניסיון שלכם. הדבר אינו קשור רק למחירי השוק – תלמדו מהעסק שלכם ונסו להבין כמה שעות השקעתם בפרויקטים דומים.
• תעקבו אחרי הפרויקטים שלכם על בסיס זמן אמת – תעקבו אחר רווחיות הפרויקטים שלכם ותעדכנו את גודל הצוות בהתאם להתפתחויות האחרונות בכל פרויקט. תזהו שינויים ותוספות שניתנו בזמן אמת.
• תחזיות – חשוב שתהיה לכם תחזית מדויקת עבור כל הפרויקטים בחברה, עליכם לדאוג לעדכונה באופן שוטף.
• הקצאת צוות החברה – עליכם להקצות את הצוות שלכם בהתאם לתחזיות.
• עבודה עם יעדים ותקציבים – נהלו ובקרו את החברה בהתאם ליעדי יעילות ויעדים כספיים , בעקבותיהם ניתן לקבל החלטות בהתאם לביצועים ולתחזיות.
• תהליך ניהול פיננסי – החברה זקוקה לתהליך פיננסי בכדי לתמוך בניהול הפיננסי. לעתים יש לדחוף קדימה פרויקט מסוים ולהאט פרויקט אחר, יש לתכנן את תהליך חיוב הלקוחות – תכנית עבודה לחשבונות, תהליך מוסדר לאיתור ובקשת הגדלות ושינויים, תהליך הגבייה מוסדר ושיטתי, וכו .'
• פוקוס – מיקרו-ניהול עלול להיות רע כמו היעדר ניהול. עם הרבה פרויקטים וצוות גדול, קל ללכת לאיבוד עם מיקרו-ניהול. כדי להיות יעיל, עליכם להיות ממוקדים ולהקדיש את מאמצי הניהול לדברים שעושים את ההבדל ועוזרים לעמוד ביעדים הפיננסיים של החברה.

לבסוף, חברות אדריכלות והנדסה הן מסוג העסקים המסובכים ביותר לנהל. יש צורך באדם ברמה גבוהה שמבין הן בתהליכי התכנון והן בתהליך הניהול הפיננסי, אשר יהיה אחראי על הביצועים הפיננסיים של החברה. החדשות הטובות הן שחברות שהתאימו את תהליך הניהול שלהן לפי השיטה הזו , זכו לשיפור גדול מאד ביעילות וברווח החברה.

אל תהיו חוטב העצים שאין לו מספיק זמן להשחיז את הגרזן שלו.