שעות על פרויקטים (Billable Hours) וניצול (Utilization) בחברות אדריכלות והנדסה, יכולות להיות ההבדל בין רווח להפסד
רוב חברות האדריכלות וההנדסה מדווחות על שעות עבודה ומודדות את רווחיות הפרויקטים בהתאם. עם זאת, רבות מהן אינן עוקבות אחר השעות על הפרויקטים והניצולת בזמן אמת. לכן, כל מדדי הרווחיות שלהן עלולים להיות מוטעים ויותר מזאת, הם עלולים להחסיר מידע חשוב מאוד לגבי יעילות החברה.
כמה שעות עבודה על פרויקטים (Billable Hours) יש לצפות מעובדים מקצועיים?
שעות עבודה על פרויקטים הן שעות העבודה שהושקעו בפרויקטים משולמים. יחס ניצול שעות העבודה (ניצולת – Utilization) הוא אחוז שעות העבודה על פרויקטים ביחס לסך כל השעות הכוללות מנהלה, חופשות, היעדרות וכו' (קיימות דרכים שונות לחישוב הניצולת). אנחנו (פרסייס) עובדים כיום עם 300 חברות A/E (חברות אדריכלות-הנדסה) בישראל, ניו יורק ובלונדון ומצאנו שמספר שעות העבודה על פרויקטים הממוצע לעובד מקצועי הוא בין 1,800 ל -1,900 שעות בשנה. בישראל ובניו-יורק יש יותר שעות עבודה על פרויקטים מאשר בלונדון, בעקבות חוקי העבודה השונים.
מה קורה כאשר יש לנו פחות שעות עבודה על פרויקטים?
לדוגמה: אם יש לנו עובד עם עלות שנתית (כולל תקורה) של $144,000, אז העלות שלו לשעה (ללא רווח) היא $80 לשעה, תחת ההנחה שהוא עושה 1,800 שעות לחיוב בשנה. נניח כי העובד הזה מבצע 1,000 שעות עבודה (עלות של $80,000) על פרויקט שעבורו החברה מקבלת $90,000. על פי נתונים אלה, קיים רווח של $10,000 בפרויקט הזה. אולם, במידה והעובד לא דיווח על 1,800 שעות לחיוב, אלא על 1,500 שעות בשנה בלבד, אזי העלות לשעה האמיתית שלו היא למעשה $96 ולא $80, מה שאומר שהפרויקט צריך להציג למעשה הפסד של $6000 !!! צריך לזכור כי, בסופו של דבר, אנחנו צריכים שההכנסות מכל הפרויקטים תכסינה את הוצאות החברה בתוספת רווח, כך שמדד הרווחיות חייב להשתמש בשעות לחיוב בלבד.
ניצול ושעות לחיוב נמוכים מצביעים על בעיות יעילות
ניצול ושעות לחיוב נמוכים, נוטים להצביע על בעיות יעילות אפשריות, כדלקמן:
חוסר יעילות בחלוקת העבודה
עובדים מקצועיים המקדישים זמן רב לעבודות מנהלה ולמשימות שאינן קשורות לפרויקטים. במקרה זה, אנו צריכים לקבוע הגדרה טובה יותר להיקף המשימות של העובדים ולוודא שעובדי המנהלה מטפלים במרבית משימות המנהלה בחברה. בעבר, היה לנו מקרה בו אחד העובדים המקצועיים בילה 30 שעות בחודש בסריקת מסמכים, מצב אשר כמובן אינו צריך להתקיים.
בעיות מבניות
לעתים קרובות, מנהלים ועובדים בכירים משקיעים יותר שעות שאינן ניתנות לחיוב מאשר עובדים מקצועיים אחרים. זאת, משום שהם מקדישים זמן להצעות, לפיתוח עסקי, לניהול וכד'. אם יש לנו בחברה יחס ניצולת של פחות מ-87%, עלינו לבחון את מבנה החברה – זה יכול להצביע על מבנה המתאפיין בריבוי מנהלים ובכירים – יותר מדי ניהול ופחות מדי ייצור.
צמצום עומס העבודה ופערים בין צוותים
אחד הסימנים הראשונים לירידה בעומס העבודה,הינו יחס ניצולת נמוך וירידה בשעות העבודה על פרויקטים. בדרך כלל, מצב זה יופיע בצוות עבודה אחד או שניים ונוכל ללמוד ממנו על רמת תעסוקה גבוהה או נמוכה יותר של שאר הצוותים לכן, הצוות שבו מזהים ירידה בעומס העבודה צריך לקבל יותר פרויקטים (או להצטמצם). במידה ומזהים שהתופעה היא כללית, אז ברור שהבעיה מתייחסת לכלל הארגון ולא רק לצוות מסוים. כמובן, זה לא הסימן הבלעדי לעומס עבודה נמוך, אך מאחר והרבה דברים מתרחשים בו בזמן בחברת A/E, ניצולת נמוך הוא אינדיקטור טוב מאוד לצורך תמיכה בתהליך קבלת ההחלטות שלך.
דיווח שעות שאינו מדויק
לעיתים, זה רק עניין של דיווח לא נכון בגיליון השעות. חלק מהעובדים עלולים לדווח על זמן המוקדש להודעות דואר אלקטרוני הקשורות לפרויקט ולסווג שעות אלה כעבודת מנהלה. יכול להיות גם ששעות העבודה אינן מדווחות במלואן (עובדים רבים אינם מדווחים על שעות נוספות). התוצאה איננה רק עניין טכני. מצב שכזה מונע מן החברה לזהות את כל הבעיות לעיל. בדרך כלל, כאשר שעות אינן מדווחות במדויק, זה יכול להצביע על חוסר תשומת לב ליעילות ולרווחיות. אם המעקב אחרי רווחיות הפרויקטים בחברה אינו נכון, כנראה שיש כמה גם בעיות ביעילות …
בסופו של הדבר, חברות אדריכלות והנדסה אשר מודדות נכון את הרווחיות ועומדות ביעדים של שעות לחיוב ויחס ניצול השעות, תהינה יעילות ורווחיות יותר.
כל החברות עם יחס ניצול ושעות לחיוב נמוכים בהן נתקלנו, היו מסוגלות לשפר את הביצועים הפיננסיים ואת הרווחיות שלהן על ידי העלאת נתוניהן על שעות לחיוב ויחס ניצול.